Полезные публикации

Тайм менеджмент

Деньги, вложенные в рекламу и развитие бизнеса – обязательно вернутся. Силы, ушедшие на занятия спортом – обеспечат вам здоровье. Здоровье, потраченное на поиски справедливости – принесет вам душевное равновесие и благодарность. Но единственная инвестиция, которая к нам уже не вернется – время. И очень важно эффективно распорядиться этим ресурсом.

Тайм менеджмент

Ускорение ритма жизни привело работающих людей к патологической нехватке времени, как служебного, так и личного. Хроническая усталость, нерегламентированная занятость и постоянный стресс приводят к резкому снижению работоспособности. Помочь в решении таких проблем призваны методы тайм-менеджмента, задачей которого считается получение максимального результата за минимум времени. Итак, чтобы составить план эффективного расхода времени, нужно:

Определить цели – краткосрочные и долгосрочные

Четко сформулируйте, чего вы хотите достичь и что получить в результате, после чего установите период для достижения желаемого. Когда поиск решения рискует занять много времени – разбиваем процесс на несколько структурных этапов и определяем время на каждый из них. Двигаемся последовательно, от задачи к задаче, составляя планы на каждый день и обязательно фиксируя результат.

Определить главные и второстепенные задачи (принцип 20/80)

Пересортируйте список, расположив дела в порядке понижения срочности и важности. Умение выделять главное из общего – первый шаг к высотам карьеры. Принцип Парето (20% усилий обеспечивают 80% результата, а оставшиеся 80% усилий – 20% результата) требует определить те самые 20% действий, которые максимально эффективны и начать свой рабочий день именно с них.

Определить временные приоритеты (матрица Эйзенхауэра)

Президент США сортировал задачи по времени исполнения (срочное/несрочное) и по степени значимости (важное/неважное), а также их учитывал взаимные комбинации: (срочные-и-важные, срочные-но-неважные, несрочные-и-важные, несрочные-но-неважные). Распределение дел по данным параметрам позволяет расставить приоритеты, определить затраты времени на них и сосредоточиться на самых главных.

Определить «буферное» время

Рекомендуется при планировании рабочего дня четко спланировать не более 60% общего ресурса времени, а 40% зарезервировать для внезапно или срочно возникших задач. Фактор форс-мажора всегда надо учитывать. Если неожиданных задач в течение дня не возникает, эти «буферные» часы можно потратить, например, на выполнение важных, но не срочных дел, пока они не превратились в горящую проблему.

Определить кадровые приоритеты

Не старайтесь все успеть самостоятельно – распределите обязанности между сотрудниками, делегируйте им часть своих полномочий, ведь их рабочий час стоит гораздо дешевле, а коллективная работа всегда более эффективна. Обязательно установите приемные часы, так как политика вечно «открытых дверей» приводит к затратам вашего времени, а сотрудники теряют навыки самостоятельной работы.

Определить формы контроля

Оптимальный контроль тайм-менеджмента должен решать задачи:

  • оценки вашего личного (и общего) эмоционального и физического состояния;
  • анализа полученных результатов;
  • своевременной коррекции ваших планов при необходимости.

Контроль позволяет правильно оценить, чего вы уже достигли и что можно сделать для повышения эффективности использования рабочего времени.

Определить всех пожирателей времени и «убить» их

Социалки, мессенджеры, блоги, игры, новости и почтовые рассылки, словно жадные лонгоньеры, съедают ваше время и рассеивают внимание. Использование таких ресурсов в качестве «мысленного» отдыха тоже весьма спорно, так как затягивает надолго, отвлекает от решения задач и конечном итоге приводит к ошибкам и хроническим переработкам.

Помните: цель эффективного тайм-менеджмента совсем не в том, чтобы успеть сделать ВСЕ. Никому не дано объять необъятное, поэтому ставьте реальные планы и выполните только то, что действительно необходимо. И не страшно, если первое время ваши списки необходимого будут явно превышать возможности. Разумная организация рабочего времени в конечном итоге позволит каждому из нас улучшить профессиональную эффективность и сохранить силы для активной жизни.